Der Verkauf einer Immobilie ohne Makler ist bereits eine Herausforderung – besonders wenn dieser Schritt zusätzlich in eine Trennungs- oder Scheidungssituation fällt. Neben emotionaler Belastung und organisatorischem Aufwand steht mit der Übergabe der Immobilie ein entscheidender Moment bevor. Das Übergabeprotokoll wird hierbei zum zentralen Dokument: Es hält den Zustand zum Übergabezeitpunkt objektiv fest und schafft Klarheit für beide Parteien sowie den Käufer.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Übergabeprotokoll professionell vorbereiten, inhaltlich sinnvoll gestalten und rechtssicher dokumentieren – auch dann, wenn Sie sich privat in einer angespannten Situation befinden. Mit einem gut strukturierten Übergabeprotokoll reduzieren Sie mögliche spätere Konflikte, tragen zur Transparenz bei und sorgen dafür, dass der Verkaufsabschluss reibungslos verläuft.

1. Warum ein Übergabeprotokoll unverzichtbar ist

Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt der Schlüsselübergabe. Dieses Dokument ist nicht nur für den Käufer wichtig – auch für Sie als Verkäufer bietet es Vorteile:

• Schutz vor Forderungen nachträglicher Schäden

• Nachweis über übergebenen Zustand bei späteren Diskussionen

• Transparenz und Professionalität gegenüber dem Käufer

Gerade in einer Trennungssituation, in der emotionale Strukturen aufgearbeitet werden, ist es ein klarer Baustein zur Konfliktvermeidung.

2. Zeitpunkt und Beteiligte koordinieren

Vereinbaren Sie eine feste Übergabezeit, die für alle Parteien passt – einschließlich Käufer, Käufervertreter, Ex-Partner und gegebenenfalls Zeugen. Eine Übergabe unter Zeitdruck führt häufig zu Fehlern oder fehlenden Dokumenten.

Idealerweise wird die Übergabe gemeinsam durchgeführt. Wenn nur einer von Ihnen anwesend sein kann, sorgen Sie für vollständige Informationen und unterschriftsfähige Vertretung durch schriftliche Zustimmung des anderen. So bleibt der Ablauf rechtlich und organisatorisch sauber.

3. Aufbau des Protokolls vorbereiten

Ein Übergabeprotokoll sollte klar strukturiert sein – am besten in folgenden Abschnitten:

• Allgemeine Angaben: Datum, Ort, Beteiligte

• Schlüsselübergabe: Anzahl und Art der Schlüssel, Fernbedienungen, Codes

• Raum-für-Raum-Begehung: Zustand von Wänden, Böden, Fenstern, Türen etc.

• Technische Ausstattung: Heizungsanlage, Elektroverteilung, Wasser, Sanitär

• Sonstige Bestandteile: Mülltonnen, Gartenwerkzeuge, Einbauküche, Terrassenmöbel

• Unterschriften: Verkäufer und Käufer

Bereiten Sie dafür eine Vorlage vor, die Sie gemeinsam und Schritt für Schritt durchgehen. Notieren Sie alle Punkte sorgfältig in eigenen Zeilen oder Abschnitten, um später Klarheit zu behalten.

4. Schlüsselübergabe sorgfältig dokumentieren

Notieren Sie im Protokoll exakt, welche Schlüssel übergeben wurden: Haustür, Kellerschlüssel, Briefkastenschlüssel, Garagentor, Nebentür, Briefkasten und eventuell Fernbedienungen. Wenn Schlüssel verloren gehen, ist der Nachweis schwierig. Mit genauer Auflistung im Protokoll können Missverständnisse vermieden werden.

5. Raum-für-Raum-Begehung – detaillierte Aufnahme

Gehen Sie gemeinsam mit dem Käufer durch das Objekt – idealerweise chronologisch, Raum für Raum.

Achten Sie auf folgende Punkte:

• Zustand der Wände: keine Risse, keine Wasserschäden?

• Fenster und Türen: funktionieren sie? Gibt es Schäden oder defekte Dichtungen?

• Böden: Kratzer, Abnutzungsspuren, saubere Fugen?

• Sanitärbereiche: Armaturen, Dichtungen, Fliesen, Duschkabine – alles einwandfrei?

• Technik: Funktionstest von Licht, Steckdosen oder Heizkörpern

• Fenstergriffe, Rollläden, Fußleisten, Haustürbeschlag – alles vollständig?

Notieren Sie in kurzen, präzisen Stichpunkten, ob etwas aufgefallen ist oder nicht. Einfache Formulierungen wie „Fenstergriff defekt, erneuern“ helfen, spätere Diskussionen zu vermeiden.

6. Technische Ausstattung und Nebenräume

Nach der Wohnfläche sind Technikräume besonders wichtig:

• Elektrischer Sicherungskasten: Funktion, Beschriftung vorhanden?

• Heizung: Öl, Gas, Wärmepumpe – funktioniert sie? Kommt heiße Luft oder Wasser?

• Wasserzähler: Intakte Anzeige?

• Brennstoffbehälter: Ölbehälter geleert oder gefüllt?

• Keller: Trockene Räume, keine Feuchtigkeit, gesicherte Regale

• Garage: Elektrik, Tor geöffnet, Beleuchtung instand

Alle Details machen deutlich, dass Sie die Immobilie in vertrauenswürdiger Weise übergeben.

7. Übergabe von Zubehör und Inventar

Falls Sie Möbel, Einbauküche oder Inventar mitverkaufen, notieren Sie dies im Protokoll:

• Möbelstücke, Küchenzeile, Regale, Markisen, Rasenmäher

• Notieren Sie Zustand und Funktion

• Genaue Beschreibung hilft beiden Seiten

So vermeiden Sie später Diskussionen, wenn etwas fehlt oder verschlissen scheint.

8. Mängel und Schäden fair dokumentieren

Oft gibt es kleinere Abnutzungserscheinungen oder Schönheitsfehler. Dokumentieren Sie diese ehrlich – das schafft Vertrauen und verhindert spätere Diskussionen.

Formulierungen wie „kleiner Kratzer im Parkett, ca. 5 cm lang“ oder „Fuge an Duschkabine verfärbt“ sind angemessen. Bieten Sie an, Fotos zu machen, um den Zustand zu belegen – das vereinfacht die spätere Bewertung.

9. Nachträgliche Ergänzungen zulassen

Manchmal wird beim Rundgang ein Punkt erst später bemerkt. Halten Sie es für möglich, das Protokoll nachträglich zu ergänzen – mit Datum und Begründung. Machen Sie das aber sofort nach Entdeckung und mit Zustimmung des Käufers.

10. Fotos als Ergänzung festhalten

Ein Foto sagt oft mehr als viele Worte. Nutzen Sie Handy oder Kamera, um dokumentierte Mängel, den Schlüsselbund, Zählerstände oder technische Feinheiten einzufangen. Speichern Sie diese Bilder in einem separaten Ordner. Verknüpfen Sie Fotos mit Protokollpassagen für Dokumentationszwecke.

11. Unterschriften beenden die Übergabe

Zum Abschluss unterschreiben Käufer und Verkäufer das Protokoll – und bestätigen damit den Zustand zum Übergabezeitpunkt. Geben Sie dem Käufer eine Kopie, behalten Sie selbst eine und senden Sie eine Version auch elektronisch.

Sollte einer von Ihnen verhindert sein, ist eine Vollmacht möglich. Beide Unterschriften stärken die Aussagekraft des Dokuments.

12. Nach der Übergabe: was Sie tun sollten

• Notieren Sie endgültige Zählerstände (Strom, Wasser, Heizung) und geben Sie diese an weiterführende Stellen.

• Entfernen Sie persönliche Daten (Internet-, Telefonverträge) rechtzeitig

• Informieren Sie Nachsendeauftrag bei der Post über Käuferwechsel

Damit vermeiden Sie Folgekosten und mögliche Datenprobleme.

13. Konfliktvermeidung durch klare Dokumentation

In einer Trennungssituation bieten Sie durch das Protokoll Transparenz für beide Seiten. Wenn Streit um Schäden oder Schlüssel auftaucht, verhindert das Dokument spätere negative Emotionen oder Auseinandersetzungen.

14. Den Käufer einbinden und Vertrauen aufbauen

In vielen Fällen wirkt eine reguläre Übergabe mit Protokoll positiv: Das zeigt, dass Sie den Kauf ernst nehmen – auch in angespannter privater Situation. Käufer fühlen sich sicherer und höflich behandelt.

15. Fazit

Ein sorgfältiges Übergabeprotokoll ist kein bürokratisches Übel – sondern ein professionelles Instrument, mit dem Sie ein gutes Gefühl bis zum Schluss wahren. Es dokumentiert klar und eindeutig den Zustand zum Übergabezeitpunkt und bietet Käufer und Verkäufern strukturierte Klarheit.

Gerade ohne Makler und in einer Trennungssituation ist es ein wertvolles Signal für Verantwortungsbewusstsein und Vertrauen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um den Verkauf elegant und professionell abzuschließen – und so Ihren Neuanfang auf einer stabilen Grundlage zu ermöglichen.